Geçenlerde evde elime bir kitap geçti: Değişim Mühendisliği Devrimi. Yeni bir kitap olduğu söylenemez ama değindiği noktalar iş dünyasında çok faydalı olacak ayrıntılar. Bir şirketin daha verimli iş çıkartabilmesi için gereken değişim mühendisliği çabalarını anlatıyor kitap. Değişim mühendisliğinde başarılı olan ve çabalarını eline yüzüne bulaştıran küçük ve büyük ölçekli şirket örneklerine de yer verilmiş.
Kitaptaki örneklerden anladığıma göre, şirketlerin satışlarının azalmasında, ya da müşteri memnuniyetinin azalmasında en etkili faktörlerden biri, iş süreçlerinin uzatılması ve sürece ihtiyaçtan fazla elemanın dahil edilmesi. Yani, toplamda bir kişinin tek başına yarım saatte bitirebileceği bir işin 5 kişiye paylaştırılması ve dolayısıyla sürenin 3 saate çıkması durumu. Bugün bunun canlı örneğini gördüm Makine Kimya Endüstrisi Kurumu'nda.
Diyelim ki MKEK'den fişek alacaksınız. Süreç şöyle işliyor:
1) Daha önceden almış olduğunuz ihtiyaç belgenizi ilgili memurlara (muhatap olunan 1. kişi) verip kaydınızı yaptırıyorsunuz ve ödeme için vezneye yönlendiriliyorsunuz.
2) Vezneye gidip ödemeyi yapıyorsunuz. (2. muhatap memur)
3) Yan odaya geçiyorsunuz. Burada görevli bir memur faturanızı bastırırken (muhatap olunan 3. kişi), diğer memur (muhatap olunan 4. kişi) basılan faturayı kaşeleyip onaylar. Siz de faturanızı alıp fişekleri almaya gidersiniz.
4) Fişeklerin verildiği depoya gidip görevli memura (muhatap olunan 5. kişi) faturanızı verirsiniz ve fişeklerinizi alırsınız.
Bu süreçteki kişiler 7 de olabiliyor gördüğüm kadarıyla, ama ben minimum 5 olan durumu ele aldım. Bir de şöyle olabilirdi olay: İlgili masaya gidersiniz; ihtiyaç belgenizi ve ödenecek parayı verirsiniz; memur da size fişeklerinizi ve faturanızı verir. Çok da zor olmasa gerek; nitekim bu olayların hiçbiri özel eğitim ve süper zeka gerektiren işler değil. Bu kadar basit bir iş için bu kadar zaman harcanması karşısında bugün yapabildiğim tek şey: her masa/vezne değiştirmemizde gülmek (gülümsemek değil, gerçekten gülmek).
Yine takdir ettiğim bir noktayı da belirteyim: İlk olarak ihtiyaç belgenizi verdiğinizde, sizin hangi veznede ne kadar ödeme yapacağınız kurumiçi bir ağ üzerinden diğer bilgisayarlara aktarılıyor. İsminiz bilgisyar üzerinden vezneye aktarılmış oluyor yani; teknoloji az da olsa kullanılmış sağolsunlar ki!
Sizlere de tavsiye ederim; her masa değiştirmemizde babamla birbirimize bakıp gülerken çok eğlendim şahsen. Ama MKEK'nin (ve tabi ki benzer durumdaki diğer devlet dairelerimizin) durumuna üzülmemek de elde değil hani...
